Dựng luật tự động đầu tiên của bạn, từng bước từ đầu đến cuối

Nhiều người nghe tới tự động hóa là thấy sợ.

Họ tưởng phải học cả năm, phải biết máy móc, phải thuê người giỏi. Rồi họ lùi lại, làm tay tiếp, mệt tiếp.

Tôi muốn kéo bạn ra khỏi nỗi sợ đó. Vì thật ra, một luật tự động chỉ là một câu rất đời thường: nếu chuyện này xảy ra, thì làm những việc kia. Bạn ra quyết định kiểu đó cả trăm lần mỗi ngày rồi. Giờ bạn chỉ dạy lại cho cái người máy của mình, để nó làm giùm.

Hôm nay tôi dắt bạn dựng đúng một luật. Từ đầu đến cuối. Bằng lời thường, không một chữ máy móc.

Chọn một khoảnh khắc

Luật nào cũng bắt đầu từ một khoảnh khắc. Người ta gọi đó là cái sự kiện. Nói dễ hiểu, đó là lúc có chuyện gì đó xảy ra với khách của bạn.

Ta chọn khoảnh khắc quý nhất: lúc khách vừa trả tiền.

Bạn nhớ lại cảm giác đó xem. Một người vừa tin bạn đủ để rút ví. Đó là giây phút nóng nhất. Nếu ngay lúc đó bạn im lặng, khách sẽ hoang mang. Họ tự hỏi tiền mình đi đâu, giờ phải làm gì. Còn nếu ngay lúc đó bạn có mặt, họ thấy yên tâm, thấy mình chọn đúng.

Vấn đề là bạn không thể ngồi canh cổng thanh toán cả ngày. Nên ta để người máy canh giùm.

Viết ra ba việc cần làm

Khi khoảnh khắc đó xảy ra, bạn muốn ba việc bật ra ngay. Ta viết thẳng ra đây.

Một, chào mừng khách. Người máy gửi cho họ một lời cảm ơn ấm áp, kèm câu chỉ dẫn bước tiếp theo. Học ở đâu, vào bằng cách nào, cần gì thì nhắn ai. Khách đọc xong thấy được đón, không bị bỏ giữa đường.

Hai, gắn cho khách một cái thẻ ghi đã mua. Cái thẻ này bạn không thấy, nhưng nó quan trọng. Nó là cách cái kho trung tâm của bạn nhớ người này giờ đã là khách trả tiền, không còn là người lạ. Nhờ cái thẻ đó, sau này bạn không bao giờ gửi nhầm lời mời mua cho người đã mua rồi. Kho của bạn luôn biết ai đang ở đâu.

Ba, báo cho bạn. Người máy nhắn cho chính bạn một tin: có người vừa mua, tên đây, mua cái này. Bạn đang nấu ăn, đang đưa con đi học, đang họp, bạn vẫn biết. Bạn không phải mở cổng thanh toán ra dò mấy lần một ngày nữa.

Bạn thấy chưa. Cả câu luật gói lại chỉ là: khi một khách thanh toán, thì chào mừng họ, gắn thẻ đã mua, và báo cho tôi. Đọc lên nghe như bạn đang dặn một người trợ lý. Đúng vậy đó. Người máy chính là người trợ lý không bao giờ mệt của bạn.

Chạy được một luật rồi mới thêm

Đây là chỗ tôi muốn bạn nghe kỹ nhất.

Đừng tham. Đừng ngồi vẽ mười luật cùng lúc. Người mới hay chết ở đây. Họ hình dung ra cả một cỗ máy khổng lồ, rồi choáng, rồi bỏ.

Bạn làm đúng một luật thôi. Cái luật khách thanh toán ở trên. Bạn dựng nó, cho một người mua thử, xem ba việc kia có bật ra đúng không. Lời chào có tới tay khách không. Thẻ có được gắn không. Tin báo có về máy bạn không.

Khi bạn thấy nó chạy trơn, bạn sẽ có một cảm giác rất lạ. Lần đầu tiên, một việc trong doanh nghiệp của bạn tự xảy ra mà bạn không cần đụng vào. Cảm giác đó làm bạn tin. Rồi bạn mới thêm luật thứ hai, thứ ba, mỗi cái một khoảnh khắc khác.

Xây kiểu đó thì không bao giờ sụp. Vì mỗi viên gạch bạn đặt xuống, bạn đều biết nó chắc.

Một việc nhỏ bạn làm được hôm nay

Bạn chưa cần dựng gì cả. Hôm nay bạn chỉ viết ra câu luật của mình.

Lấy giấy ra. Viết đúng một dòng theo mẫu này: khi một khách của tôi làm việc này, thì tôi muốn ba việc kia xảy ra. Bạn điền vào chỗ trống bằng chuyện thật của bạn. Có thể là lúc khách thanh toán. Có thể là lúc khách đăng ký. Tùy bạn.

Viết xong, đọc to lên. Nếu bạn đọc mà hiểu, thì người máy cũng làm được. Vì luật của máy chẳng qua là cái câu bạn vừa đọc, viết lại cho gọn.

Cái gốc luôn là của bạn. Bạn là người quyết định nếu thế này thì làm thế kia. Bạn là người biết khách mình cần gì. Máy chỉ làm cái tay, cái chân. Cái đầu vẫn là bạn.

Nếu bạn muốn bắt đầu, hãy viết ra một câu luật đầu tiên của bạn hôm nay. Đúng một câu. Đó là viên gạch đầu tiên của hệ thống bạn tự xây.