Mọi việc trong kinh doanh đều là một sự kiện

Có một buổi tối tôi ngồi ghi lại xem một ngày của mình trôi qua thế nào. Sáng, một bạn đăng ký nhận tài liệu. Trưa, một bạn khác chuyển khoản mua hàng. Chiều, có người nhắn hỏi giá. Tối, một bạn học xong bài đầu tiên.

Bốn việc, nghe rời rạc. Tôi từng nghĩ chúng chẳng liên quan gì nhau. Mỗi việc tôi xử lý một kiểu, ở một chỗ, bằng tay. Nên tôi lúc nào cũng thấy mình chạy theo, sợ sót. Có hôm một bạn chuyển tiền mà tối tôi mới nhớ ra chưa cảm ơn. Có hôm một bạn nhắn hỏi, hai ngày sau tôi mới thấy.

Rồi một hôm tôi nhìn ra một thứ, và nó đổi cách tôi làm việc mãi mãi. Bốn việc rời rạc kia, thật ra chỉ là một thứ mặc bốn cái áo khác nhau.

Gọi tên nó ra: sự kiện

Bạn để ý mà xem. Một bạn đăng ký, đó là một chuyện vừa xảy ra. Một bạn chuyển tiền, cũng là một chuyện vừa xảy ra. Một bạn nhắn tin, một bạn học xong bài, tất cả đều là một chuyện vừa xảy ra ở một thời điểm.

Tôi gọi mỗi chuyện vừa xảy ra đó là một sự kiện. Chỉ vậy thôi. Một sự kiện là một khoảnh khắc có người làm một điều gì đó với việc kinh doanh của bạn.

Khi bạn tập nhìn mọi thứ thành sự kiện, cái mớ hỗn độn kia bỗng có trật tự. Bạn không còn thấy bốn việc lạ hoắc nữa. Bạn thấy bốn sự kiện, và sự kiện nào cũng có chung một hình dạng: có ai đó, làm một việc gì đó, vào một lúc nào đó. Giống nhau hết.

Cái hộp thư việc cần làm không bao giờ quên

Để tôi kể bạn nghe cách tôi hình dung nó, cho dễ nhớ.

Bạn thử tưởng tượng ở giữa việc kinh doanh của mình có một cái hộp thư. Nhưng không phải hộp thư thường. Đây là hộp thư việc cần làm.

Mỗi khi có một sự kiện xảy ra, ở bất cứ đâu, một tờ giấy nhỏ tự rơi vào hộp này. Bạn đăng ký, một tờ rơi vào, trên đó ghi: bạn này vừa đăng ký. Bạn kia chuyển tiền, một tờ khác rơi vào: bạn này vừa trả tiền, mua cái này. Ai nhắn hỏi, ai học xong bài, mỗi việc là một tờ rơi vào hộp.

Cái hay của hộp này là nó không bao giờ quên. Bạn đang ngủ, tờ giấy vẫn rơi vào và nằm đó đợi. Bạn đang bận với con, đang đi chợ, hộp vẫn nhận đủ, không rớt tờ nào. Không như trí nhớ của bạn và tôi, cứ đông việc lên là rơi vãi.

Khi mọi sự kiện đều chảy về đúng một cái hộp, một chuyện kỳ diệu xảy ra. Bạn chỉ cần trông một chỗ. Thay vì mắt để bốn nơi, tai nghe tám hướng, bạn chỉ cần ngó vào một cái hộp là biết hôm nay có chuyện gì cần làm.

Có hộp rồi, tự động hóa mới bắt đầu được

Vì sao cái hộp này lại quan trọng đến thế. Vì nó là chỗ để bạn đặt luật của mình vào.

Khi mọi sự kiện đã nằm gọn một chỗ và có chung một hình dạng, bạn mới dạy được cho ai đó, hay cho máy, làm giúp bạn. Bạn nói: mỗi khi có tờ giấy ghi bạn này vừa trả tiền rơi vào hộp, thì gửi giúp tôi một lời cảm ơn và mở tài liệu cho bạn ấy. Mỗi khi có tờ ghi bạn này vừa đăng ký, thì lưu tên bạn ấy lại và gửi lời chào.

Bạn thấy chưa. Đây chính là năm việc bạn đã viết ra ở tờ giấy hai cột kỳ trước. Giờ mỗi việc gắn vào một loại sự kiện. Có sự kiện này thì làm việc kia. Đơn giản đến vậy.

Còn những việc phải đợi thì sao. Kiểu bạn muốn ba ngày sau khi ai đó mua mới nhắc họ vào học. Bạn không cần ngồi canh. Bạn để tờ giấy đó qua một bên, hẹn: ba ngày nữa nhắc tôi. Đến đúng ngày, nó tự bật lại vào hộp. Bạn có một người thư ký thầm lặng, không bao giờ ngủ quên, không bao giờ nhớ nhầm ngày.

Cả một hệ thống tự vận hành, bóc tách ra, chỉ có bấy nhiêu. Sự kiện xảy ra. Rơi về một hộp. Có luật của bạn đọc nó. Rồi làm đúng điều bạn dặn. Việc nào cần đợi thì để dành, đến giờ tự bật lại. Hết. Không có gì huyền bí.

Việc nhỏ cho hôm nay

Hôm nay bạn thử một bài tập nhỏ, làm trong đầu hay trên giấy đều được.

Bạn ngồi nhớ lại ngày hôm qua. Viết ra mọi chuyện có người làm gì đó với việc kinh doanh của bạn. Ai nhắn, ai mua, ai hỏi, ai đăng ký. Bên cạnh mỗi dòng, viết một câu: khi việc này xảy ra, tôi muốn điều gì tự động xảy ra tiếp theo.

Chỉ vậy thôi. Bạn vừa viết xong những luật đầu tiên cho hệ thống của mình. Chưa cần máy móc gì. Bạn mới đang tập nhìn đời sống kinh doanh của mình bằng con mắt sự kiện.

Tập nhìn được rồi, phần còn lại nhẹ đi rất nhiều. Bạn cứ giữ tờ giấy sự kiện đó lại, để dành cho bài tới, khi mình nói chuyện về cái hộp trung tâm ấy nên bắt đầu từ đâu cho gọn.