Có AI nhiều năm rồi mà không ai dùng

Có một cảnh khá phổ biến ở doanh nghiệp đang chạy: công ty đã trả tiền cho công cụ AI từ khá lâu, mỗi người một tài khoản, mà tới giờ gần như không ai mở ra.

Người chủ thấy khó hiểu, vì rõ ràng đã đầu tư rồi. Cái thiếu ở đây không phải công cụ, và cũng thường không phải ý thức nhân viên.

Ba thứ thiếu, gần như lần nào cũng là ba thứ này

Thiếu một: không có việc cụ thể để làm với nó.

Phát tài khoản mà không kèm việc thì người nhận phải tự nghĩ ra việc. Đó là đòi hỏi rất lớn với người đang bận. Họ mở ra, gõ vài câu, thấy chưa giúp được gì cho việc hôm nay, rồi đóng lại.

Thiếu hai: không ai hướng dẫn cách dùng, chỉ hướng dẫn cách cài.

Đây là chỗ nhiều nơi bị. Buổi hướng dẫn nói về cài đặt, đăng nhập, các nút bấm. Không nói về việc của người ta. Học xong biết mở phần mềm, không biết dùng nó vào đâu.

Thiếu ba: tài khoản rời rạc, không nối vào dữ liệu công ty.

Mỗi người một tài khoản riêng nghĩa là mỗi người tự gõ lại bối cảnh từ đầu mỗi lần. Không có tài liệu chung, không có mẫu chung, không ai dùng lại được cái người kia đã làm.

Ba thứ đó cộng lại thành một kết luận nghe rất phũ nhưng đúng: mua công cụ không phải là triển khai. Đó mới là mua.

Ba thứ phải có trước khi phát tài khoản

1. Một việc, không phải một công cụ

Chọn đúng một việc lặp lại hằng tuần, có đầu vào là văn bản, có đầu ra là văn bản. Soạn thư hỏi giá. Dựng nháp đơn đặt hàng. Tóm tắt yêu cầu của khách. Đối chiếu hai bảng tìm chỗ vênh.

Nói với người dùng bằng tên việc, đừng nói bằng tên công cụ.

2. Một mẫu câu lệnh viết sẵn

Đừng bắt người ta tự nghĩ cách hỏi. Viết sẵn một mẫu cho đúng việc đó, kèm chỗ trống để điền.

Mẫu tốt thì có bối cảnh công ty, có mô tả đầu ra mong muốn, có ví dụ một bản làm đúng. Người dùng chỉ điền phần thay đổi.

3. Một chỗ chung để lấy bối cảnh

Tối thiểu là một thư mục chung có các tài liệu hay dùng: mẫu báo giá, danh mục vật tư, cách xưng hô với khách, những câu công ty không được nói. Không có nó thì mỗi người sẽ tự bịa một bối cảnh khác nhau, và kết quả không ai dùng lại được của ai.

Bằng chứng nội bộ đầu tiên, thứ đáng giá hơn mọi lời thuyết phục

Cách thuyết phục người hoài nghi thường không phải bằng lý lẽ.

Hãy tự bạn, người chủ, làm một việc thật trước mặt họ. Chọn việc nhỏ, quen thuộc, đo được, và làm ngay tại chỗ.

Ví dụ hay dùng: lấy một danh sách vật tư có thật, dựng nháp một loạt đơn đặt hàng, rồi mở ra kiểm từng cái xem đúng tới đâu. Cả phòng ngồi xem. Chỗ nào máy làm sai thì nói thẳng là sai, đừng che.

Một lần như vậy thường đổi thái độ nhiều hơn nhiều buổi họp. Nhất là với người trong nhà vốn hoài nghi.

Ba luật khi dựng bằng chứng đầu tiên:

• Chọn việc bạn đang thật sự làm, không dựng tình huống giả.
• Làm trước mặt, không gửi kết quả đã chuẩn bị sẵn. Người ta cần thấy quá trình, kể cả lúc máy trả lời hỏng.
• Nói rõ chỗ nó sai. Bằng chứng có chỗ sai thì đáng tin hơn bằng chứng hoàn hảo.

Chủ phải tự làm được trước khi giao

Đây là luật hay bị bỏ vì nó bất tiện.

Nếu bạn chưa tự làm được việc đó, bạn sẽ không nghiệm thu nổi kết quả người khác làm, và người nhận việc cũng không có ai để hỏi khi kẹt.

Chưa thuần thục mà đã giao thì thường quay lại một trong hai kết cục: hoặc người nhận làm sai mà không ai biết, hoặc họ bỏ giữa chừng và không ai nhắc vì chính người giao cũng không nắm.

Thứ tự đúng là: chủ tự làm được, rồi làm cùng một người, rồi mới giao hẳn.

Đừng mua thêm khi thấy kẹt

Một thói quen rất hay gặp ở người chủ đang sốt ruột: thấy kẹt là đi mua thêm. Mua thêm tài khoản, thuê thêm một bên ngoài, tìm thêm một lớp học.

Mỗi lần mua thêm là một lần dời câu hỏi thật sang chỗ khác. Câu hỏi thật vẫn là: đã có việc cụ thể chưa, đã có mẫu chưa, đã có chỗ chung chưa.

Trước khi mua thêm bất cứ thứ gì, hãy kiểm ba thứ đó trước.

Một ví dụ đã được tổng quát hoá

Một doanh nghiệp phát tài khoản AI cho từng nhân viên và tổ chức hướng dẫn. Một thời gian dài trôi qua, gần như không ai dùng. Người chủ đã nói thẳng, đã nhắc, thậm chí đã có người nghỉ việc sau một cuộc nói chuyện về hiệu suất.

Chuyện chỉ đổi khi chính người chủ ngồi xuống làm một việc thật bằng công cụ đó và cho người nhà xem kết quả. Từ chỗ hoài nghi, người nhà bắt đầu quan tâm.

Điều đáng chú ý là công cụ không đổi, tài khoản không đổi. Chỉ có một thứ được thêm vào: một việc cụ thể và một bằng chứng nhìn thấy được.

Checklist bảy ngày

1. Ngày 1: liệt kê các tài khoản công cụ công ty đang trả tiền, và ai thật sự đang dùng.
2. Ngày 2: chọn đúng một việc lặp lại hằng tuần, đầu vào và đầu ra đều là văn bản.
3. Ngày 3: tự bạn làm việc đó bằng công cụ, ghi lại chỗ nó làm tốt và chỗ nó sai.
4. Ngày 4: viết một mẫu câu lệnh cho đúng việc đó, có chỗ trống để điền.
5. Ngày 5: dựng một thư mục chung chứa tài liệu bối cảnh hay dùng.
6. Ngày 6: làm lại việc đó trước mặt phòng liên quan, nói cả chỗ máy làm sai.
7. Ngày 7: giao việc đó cho một người, kèm mẫu và thư mục, hẹn ngày xem lại.

Bảy ngày này không cần mua thêm bất cứ thứ gì. Phần lớn doanh nghiệp đã trả tiền đủ rồi, chỉ là chưa từng làm ba bước ở giữa.