Đọc bản mô tả công việc để biết phòng nào chưa tự động hoá được

Bạn yêu cầu mỗi phòng nộp một bản mô tả công việc. Vài ngày sau các bản về. Bạn đọc lướt, thấy bản nào cũng đúng, rồi cất vào thư mục.

Đó là lúc bạn vừa bỏ qua một trong những phép đo rẻ nhất và chính xác nhất về năng lực của từng phòng.

Vì bản mô tả công việc không chỉ nói phòng đó làm gì. Nó nói phòng đó có viết ra được cách làm của chính mình hay không. Và phòng nào chưa viết ra được thì chưa tự động hoá được, dù bạn mua công cụ gì.

Đặt các bản cạnh nhau, khoảng cách hiện ra ngay

Khi nhiều phòng cùng nộp một lúc, thứ đập vào mắt không phải nội dung, mà là độ dày mỏng khác nhau.

Có bản vẽ được sơ đồ luồng, phân biệt được lỗi loại này với lỗi loại kia, ghi rõ ai quyết cái gì. Có bản liệt kê ra hàng chục đầu việc, dày nhưng rời rạc. Và có bản chỉ vài đoạn chức năng chung chung, đọc xong không biết ai làm gì.

Ba bản đó không phản ánh ba mức độ phức tạp công việc. Phần lớn trường hợp chúng phản ánh ba mức độ trưởng thành của người phụ trách.

Bốn thứ cần soi trong một bản mô tả

1. Có tên người hay chỉ có tên chức năng

Bản viết "bộ phận tiếp nhận yêu cầu, lập đơn, theo dõi giao hàng" là bản viết về một cái phòng. Bản viết "người này nhận yêu cầu, người kia lập đơn" là bản viết về công việc thật.

Không có tên người thì không giao được việc, không quy được trách nhiệm, và cũng không biết đưa công cụ cho ai.

2. Có luồng chạy hay chỉ có danh sách

Danh sách trả lời câu "làm những gì". Luồng trả lời câu "cái gì đi trước cái gì". Chỉ luồng mới cho bạn biết chèn máy vào chỗ nào thì cả dây không đứt.

Dấu hiệu của một bản tốt là nó vẽ được cả vòng xử lý khi có lỗi: lỗi loại một thì ai sửa, lỗi loại hai thì ai sửa, sửa xong quay lại bước nào.

3. Có định mức thời gian hay không

Bản nào ghi được mỗi việc mất khoảng bao lâu, mỗi tháng lặp bao nhiêu lần, là bản của một phòng đã tự quan sát mình.

Phần lớn bản mô tả không có mục này. Không có nó thì sau khi đưa công cụ vào, bạn không chứng minh được gì cả.

4. Có nói dữ liệu để ở đâu không

Bản vẽ nào là bản mới nhất, ai giữ, lưu ở đâu. Bảng theo dõi nằm trên máy ai. Đây là mục hay bị bỏ nhất, và cũng là mục quyết định việc bạn có nối được dữ liệu giữa các phòng hay không.

Đọc xong thì làm gì với từng loại

Phòng có bản dày và có luồng. Đây là chỗ bắt đầu. Đưa công cụ vào đây thắng nhanh nhất, vì đã có sẵn thứ tự các bước để chèn máy vào.

Phòng có bản dày nhưng rời rạc. Việc trước tiên không phải công cụ, mà là rút gọn. Một danh sách vài chục đầu việc thì người đọc không nhớ được việc nào. Hãy cùng người phụ trách gom lại thành năm tới bảy nhóm trách nhiệm, mỗi nhóm một đầu ra rõ.

Phòng có bản mỏng và chung chung. Đây là chỗ dễ mắc sai lầm nhất. Phản xạ thường thấy là nghĩ phòng này lạc hậu, cần công cụ nhất, nên đưa công cụ vào trước. Thực tế thường ngược lại: phòng này chưa mô tả nổi việc của mình thì cũng chưa nghiệm thu nổi kết quả của máy.

Ở phòng này, việc phải làm trước là ngồi bóc cùng người phụ trách rồi viết lại bản mô tả giúp họ. Sau đó mới tính tới công cụ.

Một dấu hiệu đáng chú ý

Nếu phòng nộp bản mỏng nhất cũng đúng là phòng đang gây ra sự cố nhiều nhất, thì đó không phải trùng hợp. Hai chuyện thường đi cùng nhau: không viết ra được cách làm, nên cũng không thấy được chỗ mình đang thiếu bước.

Khi gặp cảnh đó, đừng đọc bản mô tả như một tài liệu nhân sự. Đọc nó như một kết quả chẩn đoán.

Một ví dụ đã được tổng quát hoá

Ba phòng cùng nộp bản mô tả.

Phòng kỹ thuật nộp bản có sơ đồ, có phân biệt lỗi thiết kế với lỗi lắp ráp, có luật cấm người làm mẫu tự ý đổi kết cấu. Đọc xong bạn biết ngay chèn máy vào khâu tra cứu và khâu lập định mức thì cả dây vẫn chạy.

Phòng kế hoạch nộp bản dài, liệt kê rất nhiều đầu việc cho từng người. Dày nhưng đọc xong thấy hai người đang trùng việc ở ba chỗ. Việc cần làm trước là chia lại, không phải mua gì.

Phòng mua hàng nộp bản ngắn nhất, viết chức năng chung chung như sách giáo khoa, không tên người, không định mức. Và đây cũng là phòng đang bị các phòng khác phàn nàn nhiều nhất. Ở đây, công cụ là việc thứ ba, không phải việc thứ nhất.

Checklist bảy ngày

1. Ngày 1: yêu cầu mỗi phòng nộp bản mô tả công việc hiện có, không cần viết mới.
2. Ngày 2: đặt các bản cạnh nhau, xếp theo độ dày và độ rõ.
3. Ngày 3: soi bốn thứ, tên người, luồng chạy, định mức thời gian, chỗ lưu dữ liệu.
4. Ngày 4: đánh dấu mỗi phòng vào một trong ba nhóm ở trên.
5. Ngày 5: với phòng bản mỏng, đặt lịch một buổi ngồi bóc cùng người phụ trách.
6. Ngày 6: với phòng bản dày rời rạc, gom lại thành năm tới bảy nhóm trách nhiệm.
7. Ngày 7: chọn phòng có bản tốt nhất làm chỗ chạy thử công cụ đầu tiên.

Bạn chưa đổi cái gì trong bộ máy. Nhưng bạn đã biết phòng nào đưa máy vào được ngay, và phòng nào đưa vào là hỏng.