Đo hiệu quả trước khi đụng vào công cụ
Bốn cột ghi trong một tuần, và một phép chia đơn giản cho ra đơn giá của mỗi giao dịch.
Sáu tháng sau khi đưa công cụ mới vào, bạn ngồi họp và có người hỏi: cái này rốt cuộc có tác dụng gì không.
Cả phòng bắt đầu tranh luận bằng cảm giác. Người thì thấy nhẹ hơn. Người thì thấy y như cũ, chỉ thêm việc phải học. Không ai đưa ra được một con số, vì trước khi bắt đầu không ai ghi lại con số nào.
Cuộc tranh luận đó gần như luôn kết thúc ở chỗ dự án bị bỏ dở, không phải vì nó vô dụng, mà vì không ai chứng minh được nó có ích.
Cách chặn chuyện đó rẻ tới mức khó tin: ghi bốn cột trong một tuần, trước khi đụng vào bất cứ công cụ nào.
Bốn cột phải ghi
Chọn đúng một việc, việc bạn định đưa công cụ vào. Rồi để chính người đang làm việc đó tự ghi trong một tuần.
Cột 1, tần suất. Việc này xảy ra bao nhiêu lần trong tuần.
Cột 2, thời gian mỗi lần. Từ lúc bắt đầu tới lúc ra kết quả cuối. Tính cả thời gian chờ người khác trả lời, vì đó cũng là thời gian việc chưa xong.
Cột 3, số lần phải làm lại. Bao nhiêu lần phải sửa, phải gửi lại, phải hỏi lại vì thiếu thông tin.
Cột 4, số lần trễ hạn. Bao nhiêu lần chậm so với mốc đã hứa.
Bốn cột này, không thêm. Ghi tay trên một tờ giấy dán ở bàn cũng được.
Ba luật khi ghi số nền
Một, để người làm tự ghi. Nếu quản lý ghi, người làm sẽ nghi đây là đợt soi năng suất và con số sẽ đẹp lên một cách khó hiểu.
Hai, đừng can thiệp trong tuần ghi. Thấy chỗ vô lý cũng để yên. Bạn đang chụp lại hiện trạng, không phải đang sửa nó. Sửa trong lúc đo thì mất luôn mốc so.
Ba, chấp nhận số méo. Tuần đầu bao giờ cũng méo. Vẫn giữ nguyên. Một mốc méo vẫn hơn không có mốc nào, vì lần đo sau bạn dùng cùng một cách ghi.
Phép chia thứ hai: đơn giá của một giao dịch
Bốn cột cho bạn thấy một việc. Phép chia này cho bạn thấy cả một phòng.
Lấy tổng chi phí của phòng trong một tháng, gồm lương và các khoản đi kèm. Chia cho số giao dịch phòng đó xử lý trong tháng.
Với phòng mua hàng, giao dịch là một đơn mua. Với phòng bán hàng, là một báo giá. Với phòng kế hoạch, là một đơn hàng được xuống lệnh. Với nhân sự, là một lần tuyển.
Con số ra được là chi phí thật của một lần làm việc đó.
Điều hay xảy ra khi người chủ tự làm phép chia này ngay giữa buổi: họ tự kết luận trước khi ai kịp nói gì. Vì con số đó thường lớn hơn nhiều so với hình dung, nhất là khi đem so với giá trị của chính giao dịch đó.
Phép chia này không đòi hệ thống nào cả. Nó cần đúng hai con số bạn đã có sẵn.
Đo lại sau bao lâu
Chạy công cụ song song với cách cũ trong hai tuần. Cùng đầu vào, so hai đầu ra.
Hết hai tuần, ghi lại đúng bốn cột đó một lần nữa, bằng đúng cách ghi cũ. Rồi so.
Nếu thời gian giảm, số lần làm lại giảm, số lần trễ giảm, thì giữ. Nếu không, bỏ và quay lại chọn việc khác. Bỏ một thử nghiệm hai tuần là chuyện bình thường.
Một điều nên biết trước: cột hay cải thiện sớm nhất thường là cột số lần làm lại, chứ không phải cột thời gian. Vì công cụ mới lúc đầu còn phải học cách dùng, nên thời gian chưa giảm ngay, nhưng chất lượng đầu ra ổn định hơn thì thấy sớm.
Ba thứ không nên dùng làm thước đo
Số lần người ta mở công cụ ra. Mở nhiều không có nghĩa việc nhẹ đi.
Cảm nhận của người dùng trong tuần đầu. Tuần đầu ai cũng thấy nặng hơn, vì đang học.
Số việc công cụ làm được về mặt kỹ thuật. Câu hỏi không phải nó làm được gì, mà là bốn cột của bạn có đổi không.
Một ví dụ đã được tổng quát hoá
Lấy việc soạn và gửi đơn đặt hàng cho nhà cung cấp.
Trước khi đưa công cụ vào, người phụ trách ghi bốn cột trong một tuần. Ra được: mỗi tuần bao nhiêu đơn, mỗi đơn mất khoảng bao lâu, bao nhiêu lần phải soạn lại vì thiếu thông tin, bao nhiêu lần trễ so với ngày cần đặt.
Song song, người chủ lấy tổng chi phí phòng chia cho số đơn trong tháng, ra đơn giá một đơn.
Hai con số đó thay đổi hẳn cuộc thảo luận. Trước đó câu hỏi là "có nên dùng AI cho phòng mua hàng không". Sau đó câu hỏi thành "làm sao kéo đơn giá một đơn xuống", và câu hỏi thứ hai dễ trả lời hơn nhiều, vì nó chỉ ra ngay chỗ nào đang ăn tiền.
Checklist bảy ngày
- Ngày 1: chọn đúng một việc, việc bạn định đưa công cụ vào trước.
- Ngày 2: dựng bảng bốn cột, giao cho chính người đang làm việc đó tự ghi.
- Ngày 3 tới ngày 6: để họ ghi, không can thiệp, không sửa gì trong quy trình.
- Ngày 6: lấy tổng chi phí phòng trong tháng gần nhất và số giao dịch trong tháng đó.
- Ngày 7: chia ra đơn giá một giao dịch, và đọc lại bốn cột.
- Ngày 7: viết một câu mục tiêu, dạng kéo thời gian mỗi lần từ mức hiện tại xuống mức bạn muốn, trong hai tuần.
- Ngày 7: hẹn sẵn ngày đo lại, và ghi vào lịch ngay bây giờ.
Hết bảy ngày bạn chưa mua gì. Nhưng lần sau có người hỏi cái này có tác dụng không, bạn có câu trả lời bằng số chứ không bằng cảm giác.
Nếu bài này đúng chỗ bạn đang vướng, hãy đọc tiếp bài liền kề rồi soi lại nhà máy của mình.
Bóc một phòng ban trước khi bàn tới công cụLoạt bài này rút từ việc đồng hành cùng chủ doanh nghiệp thật. Mọi tên người, tên công ty, tên đối tác, con số riêng và chi tiết nhận diện đều đã được bỏ ra ngoài. Những gì còn lại là nguyên lý và cách làm, dùng chung được cho nhiều doanh nghiệp cùng nghề.