Đưa AI vào nhà máy: bắt đầu từ khối gián tiếp, không phải từ dây chuyền

Một chủ nhà máy nói với mình câu này: dưới xưởng thì mình yên tâm, ai làm bao nhiêu ăn bấy nhiêu, tự họ chạy. Còn trên văn phòng thì mình không biết họ làm gì cả ngày.

Câu đó nghe như một lời than. Thực ra nó là một câu chẩn đoán rất chính xác, và nó chỉ thẳng vào chỗ nên đặt đồng vốn AI đầu tiên.

Vì sao dưới xưởng thường đã tự chạy được

Ở phần lớn nhà máy đã đi được vài năm, khối sản xuất trực tiếp có một thứ mà khối văn phòng không có: một thước đo mà ai cũng đồng ý.

Cái ghế làm xong là cái ghế làm xong. Đếm được. Sai thì lộ ra ngay ở công đoạn sau. Và khi nhà máy chuyển sang khoán sản lượng, thước đo đó gắn thẳng vào thu nhập của người làm. Người ta không cần ai nhắc, vì nhắc hay không thì cuối tháng vẫn ra đúng con số đó.

Khối gián tiếp thì ngược lại. Người lập báo giá, người theo đơn, người mua hàng, người làm thống kê, người soạn hồ sơ cho khách. Việc của họ không đếm được bằng cái. Không ai biết một cái báo giá đáng ra mất bao lâu. Không ai biết tuần này có bao nhiêu yêu cầu của khách chưa được trả lời. Sai thì phải vài tuần sau mới lộ, mà lúc lộ ra thì đã mất đơn.

Đó là lý do mình luôn mở AI từ tầng trên. Không phải vì tầng trên quan trọng hơn, mà vì tầng trên là chỗ duy nhất trong nhà máy mà công suất trống còn nằm ngay trước mắt, không cần mua thêm một cái máy nào.

Sai lầm hay gặp: mua thứ đắt nhất trước

Khi một chủ nhà máy quyết định làm chuyển đổi số, phản xạ đầu tiên thường là đi tìm cái to nhất. Phần mềm quản trị tổng thể. Hệ thống điều độ sản xuất. Cảm biến gắn lên máy.

Ba thứ đó đều có ích. Nhưng cả ba đều đòi một điều kiện mà phần lớn nhà máy chưa có: dữ liệu đầu vào đã chuẩn. Mua trước khi chuẩn hoá thì bạn trả tiền để nhân cái lộn xộn của mình lên nhanh hơn.

Còn khối gián tiếp thì khác. Ở đó công việc phần lớn là chữ và bảng. Đọc một yêu cầu của khách, tra lại lịch sử, soạn một bản trả lời, điền một biểu mẫu, đối chiếu hai file với nhau. Đó đúng là loại việc mà một công cụ ngôn ngữ làm được ngay hôm nay, không cần chờ dữ liệu toàn nhà máy sạch sẽ.

Năm bước chọn quy trình mở màn

Đây là cách mình bóc, và bạn có thể tự làm trong một tuần.

Bước 1: liệt kê việc lặp, không liệt kê phòng ban

Đừng viết "phòng kinh doanh". Hãy viết từng việc cụ thể mà tuần nào cũng có: nhận yêu cầu hỏi giá, tra giá vật tư, lập báo giá, gửi mẫu, theo tiến độ đơn, làm hồ sơ xuất hàng, trả lời câu hỏi kỹ thuật của khách. Một nhà máy trung bình sẽ ra khoảng hai mươi tới ba mươi dòng.

Bước 2: chấm mỗi việc theo bốn tiêu chí

Với mỗi dòng, cho điểm từ một tới năm:

• Tần suất: một tuần lặp lại bao nhiêu lần.
• Thời gian: mỗi lần ngốn bao nhiêu phút của người làm.
• Đầu ra có phải là chữ hoặc bảng không: nếu đầu ra là một văn bản, một bảng tính, một email, thì điểm cao. Nếu đầu ra là một hành động vật lý, điểm thấp.
• Sai có phát hiện được ngay không: nếu người khác nhìn vào là biết đúng sai trong vòng một ngày, điểm cao.

Nhân bốn cột lại. Việc nào ra số lớn nhất thì đó là ứng viên.

Bước 3: loại những việc chưa có đầu vào chuẩn

Một việc điểm cao nhưng đầu vào tản mát khắp nơi, mỗi người giữ một bản, thì để lại. Bạn chưa làm được nó bằng công cụ, mà phải gom đầu vào trước. Chọn việc nào mà nguồn thông tin đã nằm gọn ở một chỗ.

Bước 4: đo bảy ngày trước khi đụng vào công cụ

Đây là bước hay bị bỏ nhất, và bỏ nó thì cả dự án mất ý nghĩa. Trước khi thay đổi bất cứ điều gì, hãy ghi lại trong một tuần: việc đó xảy ra bao nhiêu lần, mỗi lần mất bao lâu, có bao nhiêu lần phải làm lại, và có bao nhiêu lần trễ hạn. Bốn con số. Ghi tay cũng được.

Không có bốn con số này thì sau đó bạn sẽ không bao giờ chứng minh được là mình có tiến bộ hay không, và cuộc thảo luận sẽ trôi về cảm giác.

Bước 5: chạy song song hai tuần, rồi mới quyết

Cách cũ vẫn chạy. Cách mới chạy bên cạnh. Cùng một đầu vào, so hai đầu ra. Hai tuần đủ để thấy công cụ hỏng ở đâu, và đủ để người làm hết sợ.

Sau hai tuần, so lại đúng bốn con số ở bước 4. Nếu thời gian giảm, số lần làm lại giảm, số lần trễ giảm, thì giữ. Nếu không, bỏ, và quay lại bước 2 chọn việc khác. Bỏ một thử nghiệm nhỏ sau hai tuần là chuyện bình thường. Bỏ một phần mềm đã ký hợp đồng một năm thì không.

Một ví dụ đã được tổng quát hoá

Lấy việc trả lời yêu cầu hỏi giá của khách nước ngoài, việc mà gần như nhà máy gia công xuất khẩu nào cũng có.

Đầu vào là một thư của khách, thường viết vắn tắt, kèm một hình hoặc một bản mô tả. Người phụ trách phải hiểu khách hỏi gì, tra xem nhà máy đã từng làm thứ tương tự chưa, ước lượng, rồi soạn thư trả lời.

Chỗ tốn thời gian nhất không phải là tính giá. Nó là hai việc đầu: hiểu đúng câu hỏi và tìm lại cái đã từng làm. Đó cũng đúng là hai việc mà một trợ lý ngôn ngữ làm nhanh hơn người, nếu bạn chịu bỏ hai ngày gom hết báo giá cũ về một chỗ.

Còn khâu quyết giá thì vẫn là của người. Máy đề xuất, người chốt. Ranh giới đó phải rõ từ ngày đầu, nếu không sớm muộn cũng có một cái giá sai đi ra ngoài mà không ai chịu trách nhiệm.

Ba việc AI làm được, ba việc phần mềm làm, ba việc người phải quyết

Chia rõ ba nhóm này giúp bạn thôi kỳ vọng nhầm chỗ.

AI làm tốt: đọc và tóm tắt một đống chữ, soạn bản nháp theo mẫu, đối chiếu hai tài liệu tìm chỗ vênh, phân loại yêu cầu vào đúng nhóm.

Phần mềm làm tốt: lưu trữ, tính toán theo công thức cố định, kiểm tra ràng buộc, cảnh báo khi vượt ngưỡng, giữ lịch sử ai sửa gì lúc nào.

Người phải quyết: giá bán, điều khoản thanh toán, nhận hay từ chối một khách, dừng hay chạy tiếp một đơn, và ai chịu trách nhiệm khi sai.

Nhầm lẫn hay xảy ra nhất là đem AI đi làm việc của phần mềm, rồi thất vọng vì nó không ổn định. Hoặc đem phần mềm đi làm việc của người, rồi ngạc nhiên vì bộ máy không ai dám quyết gì nữa.

Checklist bảy ngày

Nếu bạn muốn bắt đầu ngay tuần này, đây là bảy việc, mỗi ngày một việc:

1. Ngày 1: viết ra hai mươi tới ba mươi dòng việc lặp của khối gián tiếp.
2. Ngày 2: chấm điểm bốn tiêu chí, xếp hạng, khoanh ba dòng đầu bảng.
3. Ngày 3: với ba dòng đó, kiểm xem đầu vào đang nằm ở đâu, có gom về một chỗ được không.
4. Ngày 4: chọn một dòng duy nhất. Chỉ một.
5. Ngày 5: dựng bảng đo bốn cột, giao cho người đang làm việc đó tự ghi.
6. Ngày 6: để họ ghi, đừng can thiệp. Đây là số nền, méo một chút cũng phải để nguyên.
7. Ngày 7: đọc lại số nền, viết ra một câu duy nhất về mục tiêu, dạng "giảm thời gian mỗi lần từ X phút xuống Y phút trong hai tuần".

Hết bảy ngày bạn chưa mua gì cả, chưa thay đổi gì cả. Nhưng bạn đã có thứ mà phần lớn nhà máy đi trước bạn vẫn chưa có: một con số nền và một mục tiêu viết thành câu.