Ai đang nắm quyền trên dữ liệu và hệ thống của bạn
Khi phần mềm do một bên ngoài viết và giữ quyền cấp phát, đó không còn là chuyện kỹ thuật.
Có một câu hỏi nghe rất kỹ thuật, nhưng thật ra là câu hỏi về quyền lực trong công ty: bạn có mở được toàn bộ dữ liệu của chính doanh nghiệp mình không.
Không phải mở được báo cáo ai đó gửi cho bạn. Mà là tự bạn đăng nhập, tự xem, tự trích ra được, không cần xin ai.
Nhiều chủ doanh nghiệp trả lời câu này bằng một khoảng lặng. Rồi nói: phần tài chính thì có, phần sản xuất thì phải hỏi bên kia cấp quyền.
Ba tình huống thường gặp
Một, phần mềm do một bên ngoài viết và vận hành. Bên đó tự cấp quyền cho từng người dùng. Bạn dùng được phần họ mở cho bạn.
Hai, một bên ngoài đứng trong luồng phê duyệt. Đây là tình huống ít ai để ý, vì nó không nằm ở phần mềm mà nằm ở quy trình. Bản mô tả công việc ghi rất bình thường: nhập xong thì báo cho bên kia duyệt. Đọc lướt thì thấy hợp lý. Đọc kỹ thì đó là quyền quyết định nằm ngoài công ty.
Ba, người triển khai giữ tài khoản quản trị. Bạn thuê một bên dựng hệ thống, họ mở tài khoản bằng địa chỉ của họ, gắn thẻ thanh toán của họ, rồi cấp cho bạn một tài khoản người dùng. Hết hợp đồng, bạn giữ dữ liệu nhưng không giữ chìa khoá.
Cả ba đều không hỏng ngay. Chúng chỉ hỏng vào đúng lúc bạn cần nhất: lúc muốn đổi nhà cung cấp, lúc quan hệ với đối tác căng ra, lúc phải chứng minh số với ngân hàng hoặc với người mua.
Bốn câu hỏi kiểm quyền
Trả lời bằng cách thử thật, đừng trả lời bằng trí nhớ.
1. Bạn tự đăng nhập được vào đâu, và không vào được đâu
Ngồi xuống, mở từng hệ thống công ty đang dùng, tự đăng nhập bằng tài khoản của bạn. Ghi lại chỗ nào vào được, chỗ nào báo không đủ quyền.
Danh sách chỗ không vào được chính là bản đồ quyền lực thật của công ty.
2. Ai đứng trong luồng duyệt
Lấy các bản mô tả công việc ra, tìm mọi chỗ có chữ duyệt, phê duyệt, xác nhận. Với mỗi chỗ, hỏi người duyệt là ai và họ thuộc pháp nhân nào.
Chỗ nào người duyệt không phải người của công ty bạn, khoanh lại.
3. Dữ liệu có lấy ra được không
Không phải xem được. Là trích ra được. Thử xuất một bảng ra tệp và mở lên bằng công cụ của bạn.
Nếu chỉ xem được trên màn hình mà không tải ra được, thì bạn đang thuê chỗ nhìn chứ không sở hữu dữ liệu.
4. Ai là chủ sở hữu tài khoản quản trị
Với mỗi hệ thống, tìm cho ra ai đứng tên chủ sở hữu, ai đang thanh toán, và nếu người đó biến mất thì bạn khôi phục được không.
Cách sắp lại cho đúng, không cần đối đầu
Ba việc, làm được ngay mà không phải xé rào với ai.
Việc một: đặt luật hai tài khoản quản trị. Mọi hệ thống của công ty phải có ít nhất hai tài khoản quản trị, và một trong hai là của chủ doanh nghiệp, dùng địa chỉ thư của công ty chứ không phải thư cá nhân.
Người triển khai làm quản trị phụ, và bị rút quyền khi bàn giao xong. Điều này nên ghi vào hợp đồng ngay từ đầu, chứ đừng đợi lúc chia tay mới nói.
Việc hai: xin quyền xem trước, quyền sửa sau. Khi mở lời với một bên đang giữ hệ thống, xin quyền xem toàn bộ thường dễ được chấp thuận hơn nhiều so với xin quyền quản trị, vì nó không đụng vào cách họ vận hành. Có quyền xem là bạn đã tự trích được dữ liệu.
Việc ba: dựng bản sao dữ liệu của riêng bạn. Định kỳ trích các bảng quan trọng về kho của công ty. Không phải để dùng song song, mà để nếu một ngày mất quyền truy cập thì bạn không mất luôn lịch sử.
Chỗ này liên quan gì tới AI
Rất trực tiếp. Mọi thứ bạn định làm với AI đều bắt đầu bằng việc lấy được dữ liệu ra.
Nếu dữ liệu chỉ xem được trên màn hình của một hệ thống bạn không kiểm soát, thì phần lớn ý tưởng tự động hoá sẽ dừng ngay ở bước đầu tiên. Và bạn sẽ tưởng là do công cụ chưa đủ tốt, trong khi vấn đề nằm ở chỗ khác hẳn.
Một ví dụ đã được tổng quát hoá
Một doanh nghiệp dùng chung phần mềm do một bên bên ngoài phát triển và vận hành. Chủ doanh nghiệp mở được phần tài chính, nhưng phần kỹ thuật và sản xuất thì phải đề nghị bên kia cấp quyền.
Cùng lúc, bản mô tả công việc của một nhân viên kế hoạch ghi rằng sau khi nhập đơn thì báo cho cả trưởng phòng và bên kia để phê duyệt.
Ghép hai chuyện lại: bên ngoài vừa giữ hệ thống, vừa đứng trong luồng duyệt đơn hằng ngày. Không có gì sai luật, không ai làm gì mờ ám. Nhưng đó là hai điểm phụ thuộc mà chủ doanh nghiệp cần biết mình đang có, trước khi quyết xây thêm bất cứ thứ gì lên trên.
Việc phải làm trước không phải là chọn công cụ. Là ngồi lại đàm phán quyền xem đầy đủ.
Checklist bảy ngày
- Ngày 1: liệt kê mọi hệ thống công ty đang dùng, kể cả hộp thư và kho tài liệu.
- Ngày 2: tự đăng nhập từng cái, ghi lại chỗ nào không đủ quyền.
- Ngày 3: thử xuất một bảng ra tệp ở mỗi hệ thống, ghi lại chỗ nào không xuất được.
- Ngày 4: tìm chủ sở hữu và người thanh toán của từng tài khoản.
- Ngày 5: đọc lại các bản mô tả công việc, khoanh mọi chỗ người duyệt không thuộc công ty bạn.
- Ngày 6: viết một trang đề nghị xin quyền xem đầy đủ, gửi bên đang giữ hệ thống.
- Ngày 7: đặt luật hai tài khoản quản trị, và đưa luật đó vào mẫu hợp đồng cho lần thuê ngoài tiếp theo.
Bảy ngày này không tạo ra doanh thu. Nhưng nó cho bạn biết mình đang đứng trên nền của mình hay nền của người khác.
Nếu bài này đúng chỗ bạn đang vướng, hãy đọc tiếp bài liền kề rồi soi lại nhà máy của mình.
Bóc một phòng ban trước khi bàn tới công cụLoạt bài này rút từ việc đồng hành cùng chủ doanh nghiệp thật. Mọi tên người, tên công ty, tên đối tác, con số riêng và chi tiết nhận diện đều đã được bỏ ra ngoài. Những gì còn lại là nguyên lý và cách làm, dùng chung được cho nhiều doanh nghiệp cùng nghề.