Chạy trên hai ba phần mềm không nói chuyện với nhau
Mỗi phần mềm giữ một mảnh sự thật, và không mảnh nào là sự thật đầy đủ.
Kế toán nhập vào một phần mềm. Sản xuất nhập vào một phần mềm khác. Xuất nhập khẩu dùng một phần mềm riêng của ngành. Và bên cạnh cả ba, vẫn có mấy bảng tính mà thực ra người ta mới đang làm việc thật ở đó.
Không ai làm sai. Mỗi phần mềm được chọn cho một lý do hợp lý, ở một thời điểm khác nhau.
Nhưng cộng lại thì doanh nghiệp rơi vào một tình trạng khó thấy mà rất tốn kém: không có nguồn nào là nguồn sự thật.
Ba cái giá phải trả, thường không ai tính
Giá thứ nhất: nhập lại nhiều lần. Cùng một đơn hàng được gõ vào hai ba chỗ. Mỗi lần gõ lại là một lần có thể sai, và người gõ lần sau không biết lần trước đã gõ gì.
Giá thứ hai: mỗi câu hỏi phải ghép tay. Muốn biết một mã hàng lời hay lỗ thì phải lấy số ở nơi này, ghép với số ở nơi kia, bằng tay, mỗi lần hỏi lại làm lại từ đầu. Nên người ta ngại hỏi, và ngại hỏi thì ra quyết định bằng cảm giác.
Giá thứ ba: không ai chịu trách nhiệm về con số. Khi hai chỗ ra hai số khác nhau, câu hỏi "số nào đúng" không có người trả lời, vì không ai được giao giữ con số đó.
Đừng gộp tất cả, hãy chọn một cái làm gốc
Phản xạ hay gặp là nghĩ tới việc thay hết bằng một hệ thống lớn nói được với nhau. Cách đó tốn kém, lâu, và tỷ lệ đứt giữa chừng cao.
Cách nhẹ hơn và thường chạy được: chọn một nguồn làm gốc cho từng loại dữ liệu, và chấp nhận những nơi khác chỉ là vệ tinh.
Không phải chọn một phần mềm làm gốc cho tất cả. Là chọn theo từng loại:
- Ai là nguồn gốc cho danh sách khách hàng.
- Ai là nguồn gốc cho giá bán và điều khoản.
- Ai là nguồn gốc cho danh mục vật tư và định mức.
- Ai là nguồn gốc cho sản lượng thực tế.
- Ai là nguồn gốc cho công nợ.
Mỗi dòng chỉ được có một cái tên. Nếu bạn viết được hai cái tên vào một dòng, đó chính là chỗ đang sinh ra tranh cãi số liệu.
Năm bước sắp lại
Bước 1: vẽ bản đồ nơi nào giữ gì
Một trang giấy, kẻ hai cột: loại dữ liệu và nơi đang giữ. Điền hết, kể cả bảng tính cá nhân và nhóm chat.
Bản đồ này thường làm người chủ ngạc nhiên, vì số nơi giữ dữ liệu luôn nhiều hơn số phần mềm công ty đang trả tiền.
Bước 2: chọn nguồn gốc cho từng loại
Tiêu chí chọn, theo thứ tự: nơi nào dữ liệu được nhập sớm nhất, nơi nào có người chịu trách nhiệm rõ nhất, nơi nào trích ra được dễ nhất.
Đừng chọn theo phần mềm nào đắt nhất hay mới nhất.
Bước 3: viết luật một chiều
Với mỗi loại dữ liệu, ghi rõ: nhập ở đâu, chảy sang đâu, và cấm nhập ngược.
Cấm nhập ngược là luật quan trọng nhất. Khi ai đó sửa trực tiếp ở vệ tinh, hai bên lệch nhau mà không ai biết.
Bước 4: chấp nhận nhập tay ở chỗ chưa nối được
Không phải chỗ nào cũng nối tự động được ngay, nhất là phần mềm của ngành hoặc phần mềm do bên ngoài giữ. Không sao.
Điều cần có không phải là tự động, mà là rõ ai nhập, nhập lúc nào, từ nguồn nào. Nhập tay có luật vẫn tốt hơn nối tự động mà không ai hiểu.
Bước 5: đặt một lần đối chiếu định kỳ
Chọn vài con số quan trọng, đối chiếu giữa gốc và vệ tinh theo nhịp cố định. Ghi lại độ lệch. Lệch tăng dần là dấu hiệu có ai đó đang nhập ngược.
Chỗ AI vào được ở đây
Đây là một trong những chỗ công cụ ngôn ngữ giúp được nhiều mà ít người nghĩ tới.
Việc đối chiếu hai bảng có cấu trúc khác nhau và chỉ ra chỗ vênh là việc rất hợp với máy: lặp lại, đầu vào là văn bản và bảng, sai thì kiểm được ngay.
Việc gom nhiều bảng đặt tên khác nhau về một cách gọi chung cũng vậy.
Nhưng cả hai chỉ có nghĩa sau khi bạn đã chọn xong nguồn gốc. Nếu chưa chọn, máy sẽ chỉ báo cho bạn biết rằng hai chỗ đang khác nhau, còn chỗ nào đúng thì vẫn không ai biết.
Một ví dụ đã được tổng quát hoá
Một doanh nghiệp vẫn tin rằng mình đang dùng một hệ thống duy nhất. Khi rà lại bản mô tả công việc từng phòng thì lộ ra thực tế khác: phần kế toán chạy trên một phần mềm, phần sản xuất chạy trên một phần mềm khác, còn khâu xuất nhập khẩu dùng phần mềm riêng của ngành và không nhập lên hai cái kia.
Chuyện này không lộ ra trong bất kỳ cuộc họp nào, vì mỗi phòng đều nói đúng về phần của mình. Nó chỉ lộ ra khi các bản mô tả được đặt cạnh nhau.
Việc đầu tiên phải làm sau đó không phải là mua hệ thống mới, mà là kẻ một bảng hai cột và điền cho hết.
Checklist bảy ngày
- Ngày 1: liệt kê mọi phần mềm và bảng tính đang được dùng cho việc công ty.
- Ngày 2: kẻ bảng hai cột, loại dữ liệu và nơi đang giữ, điền cho hết.
- Ngày 3: khoanh những dòng đang có nhiều hơn một nơi giữ.
- Ngày 4: với từng loại, chọn một nguồn gốc và ghi tên người chịu trách nhiệm.
- Ngày 5: viết luật một chiều cho ba loại dữ liệu quan trọng nhất, kèm câu cấm nhập ngược.
- Ngày 6: chọn vài con số để đối chiếu định kỳ, chốt nhịp và người làm.
- Ngày 7: gửi bảng nguồn gốc cho các phòng đọc lại và xác nhận.
Sau bảy ngày bạn chưa đổi phần mềm nào. Nhưng lần sau khi hai chỗ ra hai số khác nhau, đã có người trả lời được số nào đúng.
Nếu bài này đúng chỗ bạn đang vướng, hãy đọc tiếp bài liền kề rồi soi lại nhà máy của mình.
Bóc một phòng ban trước khi bàn tới công cụLoạt bài này rút từ việc đồng hành cùng chủ doanh nghiệp thật. Mọi tên người, tên công ty, tên đối tác, con số riêng và chi tiết nhận diện đều đã được bỏ ra ngoài. Những gì còn lại là nguyên lý và cách làm, dùng chung được cho nhiều doanh nghiệp cùng nghề.