Chuẩn hoá bảng giá thành trước khi mua phần mềm cho nhà máy

Mình hỏi một chủ nhà máy: trong bảng tính giá thành của chị, cột hệ số ở khu cơ khí là nhân ba, khu lắp ráp là nhân hai. Nhân ba đó gồm những gì?

Chị trả lời được. Và câu trả lời đó đổi hẳn cách mình đọc cả bộ số của nhà máy.

Nhưng phần lớn lần khác mình hỏi câu tương tự, câu trả lời là: cái đó có từ lâu rồi, kế toán cũ để lại.

Một con số không ai giải thích được là một con số không dùng được

Hầu hết nhà máy vừa và nhỏ ở Việt Nam tính giá thành theo cùng một kiểu: lấy chi phí trực tiếp nhìn thấy được, rồi nhân với một hệ số để gánh phần chi phí không nhìn thấy.

Cách đó không sai. Nó là cách làm bình thường và hoàn toàn dùng được, với một điều kiện: người chủ phải nói được hệ số đó đang gánh những khoản nào.

Vì nếu không nói được, thì mọi câu hỏi quan trọng sau đó đều không có đáp án.

Bán thêm một mã hàng ở mức giá này thì lời hay lỗ? Không biết, vì không rõ hệ số đã gánh chi phí quản lý phân xưởng chưa. Nếu chưa, con số lời trên giấy là lời giả.

Đầu tư một cái máy thì bao lâu hoàn vốn? Không biết, vì không rõ khấu hao máy đang nằm trong hệ số hay nằm ngoài. Nếu nằm trong, bạn đang tính khấu hao hai lần.

Nhận hay từ chối một đơn giá thấp lấy sản lượng? Không biết, vì không tách được phần chi phí chạy theo sản lượng và phần chi phí đằng nào cũng phải trả.

Vì sao mua phần mềm trước không cứu được

Người bán phần mềm sẽ nói rằng hệ thống của họ tính giá thành chính xác tới từng công đoạn. Điều đó đúng về mặt kỹ thuật. Cái họ không nói là hệ thống sẽ hỏi bạn khai báo định mức, khai báo tỷ lệ phân bổ, khai báo trung tâm chi phí.

Nghĩa là nó hỏi lại bạn đúng những câu bạn đang chưa trả lời được. Và vì dự án đang chạy, đang tốn tiền, nên người ta sẽ khai đại cho xong để kịp go live.

Kết quả là bạn trả một khoản không nhỏ để có một bảng số đẹp hơn, ra nhanh hơn, và sai theo đúng cách cũ. Tệ hơn nữa, giờ nó có vẻ chính thống, nên không ai dám nghi ngờ nó nữa.

Bóc quy trình trước, mua công cụ sau. Thứ tự này không phải là chuyện học thuật, nó là chuyện tiền.

Sáu câu hỏi phải trả lời được về mỗi hệ số

Đây là bộ câu hỏi mình dùng để bóc. Bạn có thể ngồi với kế toán và quản đốc trong một buổi, mỗi khu vực sản xuất trả lời một lượt.

1. Hệ số này áp cho cái gì: cho một giờ công, cho một đơn vị sản phẩm, hay cho một mẻ?
2. Nó đang gánh những khoản nào? Liệt kê thành danh sách, không nói chung chung. Ví dụ: khấu hao máy, khấu hao nhà xưởng, điện, khí nén, chi phí quản lý phân xưởng, chi phí bảo trì.
3. Có khoản nào đang bị gánh hai lần không? Tức là vừa nằm trong hệ số, vừa được cộng thêm ở một dòng khác trong bảng.
4. Có khoản nào chưa được gánh ở đâu cả không? Đây là chỗ hay lọt: bảo trì lớn, hàng hỏng phải làm lại, chi phí kho, chi phí kiểm hàng.
5. Hệ số này lập từ số liệu năm nào? Nếu nó có từ trước lần mua máy gần nhất hoặc trước lần tăng lương gần nhất, nó đã lệch.
6. Nếu sản lượng tháng này giảm một nửa thì hệ số còn đúng không? Câu này để lộ ra phần chi phí cố định đang bị phân bổ như thể nó biến đổi.

Trả lời được sáu câu cho mỗi khu vực, bạn đã có thứ mà không phần mềm nào tự sinh ra được.

Cách kiểm lại bằng sổ, không kiểm bằng trí nhớ

Sau khi có danh sách, phải đối chiếu. Cách rẻ nhất và chắc nhất là lấy sổ sách hai mươi bốn tháng gần nhất và làm một phép cộng ngược.

Lấy tổng doanh thu, tổng giá vốn và lãi gộp theo từng tháng. Rồi lấy tổng các khoản mà bạn vừa khai là nằm trong hệ số. So hai bên.

Nếu tổng chi phí thực tế đã phát sinh lớn hơn hẳn phần mà hệ số gánh được, thì hệ số đang thấp, và mọi mã hàng đang được báo giá rẻ hơn thực tế. Nếu ngược lại, bạn đang tự làm mình mất khả năng cạnh tranh ở những đơn lẽ ra nhận được.

Hai mươi bốn tháng chứ không phải sáu tháng, vì nhà máy nào cũng có mùa. Sáu tháng đẹp sẽ cho bạn một kết luận sai và một cảm giác an tâm.

Đây cũng là lúc phát hiện một chuyện hay gặp khác: phiếu ghi sản lượng và bảng lương không khớp số dòng. Phiếu ghi một trăm, bảng lương chỉ có chín mươi. Không phải ai cũng gian, phần lớn là do hai biểu mẫu được lập cho hai mục đích khác nhau và chưa bao giờ được đối chiếu. Nhưng chừng nào chưa khớp, mọi con số đơn giá công đoạn đều là ước lượng.

Bốn bước chuẩn hoá, theo đúng thứ tự

1. Đóng băng định nghĩa. Viết ra một trang giấy: mỗi thuật ngữ trong bảng giá thành nghĩa là gì, tính trên đơn vị nào. Một trang thôi. Cả nhà máy dùng chung một trang đó.
2. Bóc hệ số. Trả lời sáu câu hỏi ở trên cho từng khu vực. Ghi lại thành bảng, ghi cả chỗ chưa chắc.
3. Đối chiếu với sổ hai mươi bốn tháng. Sửa hệ số theo số thật, không sửa theo cảm giác.
4. Khoá lại và chỉ sau đó mới đi xem phần mềm. Lúc này bạn đi mua với một bản mô tả rõ ràng, và bạn hỏi được người bán những câu mà trước đó bạn không biết để hỏi.

Bốn bước này thường mất từ hai tới sáu tuần, tuỳ sổ sách của bạn gọn tới đâu. Nó không vui. Nhưng nó là phần duy nhất trong cả hành trình chuyển đổi số mà không ai làm thay bạn được.

Chỗ AI thật sự giúp được ở khâu này

Không phải để tính. Để đọc.

Nếu bạn có hai mươi bốn tháng sổ sách nằm rải trong nhiều bảng tính, việc gom chúng về một định dạng chung, tìm những dòng đặt tên khác nhau nhưng thực ra là một khoản, và chỉ ra chỗ hai bảng vênh nhau, đó là việc một trợ lý ngôn ngữ làm nhanh hơn người rất nhiều.

Còn quyết định hệ số bao nhiêu là của bạn. Máy không biết cái máy nào trong xưởng nhà bạn sắp phải đại tu.

Checklist bảy ngày

1. Ngày 1: in bảng giá thành của một mã hàng chủ lực, khoanh mọi ô có phép nhân hệ số.
2. Ngày 2: ngồi với kế toán, trả lời câu hỏi 1 và 2 cho từng hệ số.
3. Ngày 3: ngồi với quản đốc, trả lời câu hỏi 3 và 4. Hai người này thường trả lời khác nhau, chỗ khác nhau chính là chỗ cần bóc.
4. Ngày 4: trả lời câu hỏi 5 và 6, ghi rõ hệ số lập năm nào.
5. Ngày 5: yêu cầu kế toán xuất doanh thu, giá vốn, lãi gộp theo tháng của hai mươi bốn tháng gần nhất.
6. Ngày 6: cộng ngược, so với danh sách khoản mục đã khai.
7. Ngày 7: viết một trang định nghĩa dùng chung, gửi cho kế toán và quản đốc cùng xác nhận.

Bảy ngày này không đẻ ra doanh thu. Nhưng sau bảy ngày, mọi quyết định về giá, về đầu tư máy và về việc có nên mua phần mềm hay không đều đứng trên một nền chắc hơn hẳn hôm nay.