Dữ liệu chưa có chỗ ở thì đừng đi xin dữ liệu

Bạn cần bốn file nghiệp vụ. Bạn nhắn xin. Người phụ trách nói vâng. Một tuần trôi qua, file vẫn chưa về. Bạn nhắc lần hai, vẫn vâng, vẫn chưa về.

Tới lần thứ ba thì bạn bắt đầu nghĩ họ đang né.

Phần lớn trường hợp thì không. Cái đang xảy ra là thế này: file đó chưa bao giờ nằm ở một chỗ cố định. Mỗi lần có người xin, họ phải đi gom lại từ đầu, từ máy người này, hộp thư người kia, một nhóm chat, và một bảng tính ai đó gửi từ lâu.

Việc bạn tưởng là mở một thư mục rồi kéo file ra, với họ là một cuộc tìm kiếm.

Ba dấu hiệu cho biết đúng là chuyện này

Một, họ không từ chối lần nào. Người giấu dữ liệu thường tìm cách nói không. Người không có chỗ để lấy thì luôn nói vâng, rồi khất.

Hai, file về nhưng lệch nhau. Hai người cùng gửi một loại bảng mà đầu mục khác nhau, kỳ số liệu khác nhau. Vì mỗi người tự dựng bảng riêng cho việc của mình.

Ba, tìm được thì cũng không biết bản nào mới. Có ba bản cùng tên, khác ngày, và không ai chắc bản nào đang dùng.

Vì sao chuyện này chặn đứng mọi dự án công cụ

Bất cứ công cụ nào bạn định đưa vào cũng cần một thứ trước tiên: đầu vào lấy được ổn định.

Nếu mỗi lần chạy lại phải đi xin thủ công, thì thứ bạn dựng không phải hệ thống. Nó là một việc thủ công có thêm một lớp phần mềm ở trên.

Đây cũng là lý do nhiều dự án chạy tốt trong buổi trình diễn rồi tắt dần sau vài tuần: buổi trình diễn dùng dữ liệu đã được gom sẵn bằng tay, còn ngày thường thì không ai gom nữa.

Sáu bước dựng chỗ ở cho dữ liệu

Làm theo thứ tự này, đừng đảo.

Bước 1: chọn một chỗ duy nhất

Một nơi lưu chung, ai cũng vào được theo quyền. Đừng bàn nhiều về việc chọn nền tảng nào. Cái quyết định kết quả không phải nền tảng, mà là việc chỉ có một chỗ.

Có hai chỗ song song là coi như chưa có chỗ nào.

Bước 2: dựng cây thư mục theo công việc, không theo phòng ban

Thư mục theo phòng ban thì mỗi lần đổi cơ cấu là phải sắp lại, và việc chạy ngang qua nhiều phòng sẽ không biết bỏ vào đâu.

Dựng theo dòng công việc: khách hàng và báo giá, đơn hàng, sản xuất, mua hàng, nhân sự, tài chính, tài liệu công ty. Ai làm việc gì thì bỏ vào việc đó.

Bước 3: một cách đặt tên, viết ra giấy

Ngày trước hay tên trước, viết hoa hay không, có dấu hay không dấu. Không có cách nào đúng tuyệt đối, chỉ có cách được viết ra và mọi người theo.

Một quy ước gọn thường đủ: ngày theo dạng năm tháng ngày, rồi tên việc, rồi phiên bản.

Bước 4: chỉ định người dọn

Kho không có người dọn thì sau vài tháng lại thành bãi. Đây là một đầu việc thật, có tên người, có nhịp, không phải trách nhiệm chung chung.

Bước 5: đổ dữ liệu vào theo đợt, đừng đổ hết một lúc

Bắt đầu bằng loại tài liệu bạn hay cần nhất. Gom cho đủ một loại rồi mới sang loại sau. Đổ hết mọi thứ cùng lúc thì thư mục đầy mà vẫn không tìm ra cái gì.

Bước 6: từ đó trở đi, chỉ nhận file ở chỗ đó

Đây là bước làm cho năm bước trên có nghĩa. Ai gửi qua chat thì trả lời: bỏ vào thư mục rồi nhắn lại.

Nghe cứng, nhưng nếu bạn còn nhận file qua chat thì kho sẽ luôn thiếu, và bạn quay lại chỗ cũ.

Cách nói với người đang giữ file

Đừng hỏi "sao chưa gửi". Câu đó đặt người ta vào thế phải giải thích, và câu trả lời thật thì khó nói ra.

Hỏi khác đi: nếu ngày mai bạn nghỉ đột xuất một tuần, ai sẽ gọi cho bạn, và gọi để hỏi cái gì.

Câu này dễ trả lời hơn nhiều, vì nó không hàm ý trách. Và nó cho ra đúng danh sách bạn cần: những thứ chỉ nằm trong đầu hoặc trong máy của một người.

Một ví dụ đã được tổng quát hoá

Một nhà máy xin bốn bảng nghiệp vụ, chờ nhiều ngày không thấy về.

Khi ngồi lại hỏi kỹ, hoá ra mỗi bảng đang nằm rải ở ba tới bốn chỗ khác nhau, và người phụ trách phải ghép lại thủ công mỗi lần có người hỏi. Trước nay chưa ai yêu cầu nên chưa ai gom.

Cùng một nguyên nhân đó cũng giải thích vài chuyện tưởng như không liên quan: bảng này lệch bảng kia, và không ai chắc bản nào mới nhất. Không phải ba vấn đề, mà là một vấn đề nhìn từ ba phía.

Việc phải làm trước không phải là nhắc lần thứ tư. Là dựng chỗ ở, rồi xin lại.

Checklist bảy ngày

1. Ngày 1: liệt kê những loại tài liệu bạn hay phải đi xin nhất.
2. Ngày 2: chọn một chỗ lưu duy nhất, đóng mọi chỗ song song.
3. Ngày 3: dựng cây thư mục theo dòng công việc, không theo phòng ban.
4. Ngày 4: viết một trang quy ước đặt tên, gửi cho mọi người.
5. Ngày 5: chỉ định người dọn kho, ghi rõ tên và nhịp.
6. Ngày 6: chọn một loại tài liệu, gom cho đủ, làm mẫu cho các loại sau.
7. Ngày 7: thông báo từ nay chỉ nhận file trong kho, và giữ đúng luật đó.

Sau bảy ngày bạn vẫn chưa có đủ dữ liệu. Nhưng lần xin tiếp theo sẽ khác hẳn, vì lần này người ta có chỗ để bỏ vào.