Khi người trong nhà máy chống đối cách làm mới, hãy sửa cơ chế trước khi sửa con người

Một chị chủ nhà máy kể với mình chuyện chuyển bộ phận sơn sang khoán sản lượng. Công nhân phản đối tới phút cuối cùng. Không phải phản đối lấy lệ, mà phản đối thật, tới sát ngày áp dụng.

Vài tháng sau, có người ăn lương khoán cao hơn hẳn lương thời gian cũ. Bảo họ quay về cách trả cũ thì họ không chịu.

Cùng một nhóm người, cùng một cách làm, hai thái độ ngược nhau. Chuyện đó nói lên một điều mà mình nghĩ mọi chủ doanh nghiệp sản xuất nên ghim lại trước khi định đưa bất cứ thứ gì mới vào nhà máy, kể cả AI.

Người ta không chống công cụ, người ta chống ba thứ khác

Khi bạn nghe câu "công nhân mình bảo thủ lắm" hoặc "trên văn phòng không ai chịu dùng", hãy dịch lại. Bên dưới câu đó thường là ba nỗi lo rất cụ thể.

Thứ nhất là lo thu nhập giảm. Cách trả công cũ có thể thấp, nhưng nó chắc. Cách mới có thể cao hơn, nhưng chưa ai thấy tận mắt. Người có gia đình phải nuôi thì không đổi cái chắc lấy cái chưa chắc.

Thứ hai là lo bị đo bằng một thước đo họ không kiểm soát được. Nếu sản lượng của tôi phụ thuộc vào việc bộ phận trước có giao liệu đúng giờ hay không, mà tôi không có quyền gì với bộ phận đó, thì thước đo ấy là bất công. Chống lại nó là hợp lý.

Thứ ba là lo mất chỗ đứng. Người làm lâu năm có giá trị nhờ biết những thứ không ghi ở đâu cả. Một hệ thống mới, hay một công cụ mới, có thể biến cái biết riêng đó thành cái ai cũng tra được. Với họ, đó là mất mát thật.

Vì sao khoán sản lượng là bài tập vỡ lòng

Nếu nhà máy của bạn chưa từng đưa được khoán sản lượng vào một bộ phận, thì rất khó đưa AI vào bộ phận đó. Hai việc này cùng một bản chất.

Cả hai đều đòi ba điều kiện giống hệt nhau. Phải có một thước đo mà cả hai bên đồng ý. Phải có cách ghi nhận đáng tin. Và phải có phần thưởng rơi vào túi người thay đổi, không phải chỉ vào túi chủ.

Nhà máy nào đã khoán được khối trực tiếp thì thường đưa công cụ mới vào rất nhanh, vì bộ máy đã quen với việc được đo. Nhà máy nào chưa từng đo được gì thì mọi thứ mới đều thành gánh nặng.

Nên nếu bạn đang tính đưa AI vào, hãy nhìn lại xem bộ phận đó đã từng chấp nhận một thước đo nào chưa. Chưa thì làm việc đó trước.

Sáu bước đưa một cách làm mới vào

Bước 1: nói thẳng vì sao đổi, bằng con số của họ

Không nói vì sao thì người ta tự nghĩ ra lý do, và lý do họ nghĩ ra bao giờ cũng tệ hơn lý do thật. Nhưng đừng nói bằng ngôn ngữ của bạn. Đừng nói "để tăng năng suất". Hãy nói bằng thứ họ quan tâm: cách này thì mỗi tháng anh chị làm được bao nhiêu, ăn được bao nhiêu.

Bước 2: đặt một sàn, không đặt một trần

Đây là bước quan trọng nhất và cũng là bước hay bị bỏ. Trong giai đoạn chuyển, hãy cam kết một mức thu nhập tối thiểu bằng mức cũ, trong một khoảng thời gian đủ dài để người ta thử.

Cam kết đó tốn tiền. Nhưng nó gỡ đúng nỗi lo thứ nhất, và nó rẻ hơn nhiều so với việc phải thay cả một tổ.

Ngược lại, tuyệt đối đừng đặt trần. Nếu ai đó làm giỏi và ăn cao hơn hẳn mức bạn dự tính, hãy trả đủ. Lần đầu bạn cắt của người làm giỏi là lần cuối cùng có người tin bạn.

Bước 3: chọn một tổ để chạy trước, tổ dễ nhất

Không triển khai cả nhà máy cùng lúc. Chọn một bộ phận mà công việc rõ ràng nhất, đầu vào ổn định nhất, và tổ trưởng cởi mở nhất. Bạn không tìm chỗ khó để chứng minh bản lĩnh. Bạn tìm một ví dụ thành công để cả nhà máy nhìn thấy.

Bước 4: để người làm tự ghi số trong giai đoạn đầu

Nếu số do quản lý ghi, người làm sẽ nghi. Nếu số do chính họ ghi và quản lý chỉ kiểm mẫu, độ tin cậy khác hẳn. Số có méo một chút trong vài tuần đầu, chấp nhận được. Cái bạn cần là họ tin vào cách đếm, không phải là bảng số hoàn hảo từ ngày đầu.

Bước 5: công bố kết quả sớm, công bố cả cái chưa được

Sau bốn tới sáu tuần, dán kết quả lên cho cả tổ xem. Ai cao ai thấp. Và nói luôn chỗ hệ thống còn bất công, kèm ngày sẽ sửa. Người ta chịu được một hệ thống chưa hoàn chỉnh nếu thấy nó đang được sửa. Người ta không chịu được một hệ thống được rao là hoàn chỉnh trong khi họ biết nó không phải vậy.

Bước 6: giữ quyền chọn, nhưng giữ có thời hạn

Cho người ta quyền ở lại cách cũ trong giai đoạn thử. Nhưng nói rõ ngày kết thúc giai đoạn đó. Quyền chọn không có thời hạn thì không phải là quyền chọn, nó là sự do dự của chính người chủ, và bộ máy đọc được điều đó rất nhanh.

Chỗ khác nhau khi đưa AI thay vì đưa khoán

Với khoán sản lượng, người làm sợ mất tiền. Với công cụ mới trên văn phòng, người làm sợ mất việc. Nỗi sợ thứ hai nặng hơn và ít khi được nói ra.

Cách gỡ không phải là hứa suông rằng sẽ không ai mất việc. Cách gỡ là nói thật về hướng đi: khối lượng công việc sắp tăng, và mục tiêu là làm nhiều hơn với đúng chừng này người, chứ không phải làm chừng này việc với ít người hơn.

Nếu đó đúng là tình hình của bạn, hãy nói ra. Nó vừa thật vừa dễ nghe. Nếu tình hình của bạn không phải vậy, thì đừng nói câu đó, vì bạn sẽ phải trả giá cho nó trong vòng sáu tháng.

Và có một việc nên làm ngay từ đầu: cho người đang làm việc đó tham gia vào việc chọn công cụ. Người bị thay thế thì chống. Người được hỏi ý kiến thì thường thành người bảo vệ.

Ba dấu hiệu bạn đang sửa nhầm chỗ

• Bạn đang nói nhiều về thái độ và nói ít về cơ chế. Nếu trong một cuộc họp bạn dùng chữ "ý thức" nhiều hơn chữ "cách tính", bạn đang đi sai đường.
• Bạn đổi công cụ mà không đổi cách trả công. Công cụ mới làm người ta nhanh hơn, nhưng nếu cuối tháng họ nhận đúng bằng cũ thì họ nhanh làm gì.
• Bạn triển khai toàn nhà máy một lượt. Cách đó không cho bạn một ví dụ thành công nào để chỉ, mà cho bạn nhiều mặt trận cùng lúc.

Checklist bảy ngày

1. Ngày 1: viết ra ba nỗi lo cụ thể của bộ phận bạn định đổi. Viết bằng lời của họ, không bằng lời của bạn.
2. Ngày 2: hỏi trực tiếp hai người trong bộ phận đó xem ba nỗi lo bạn đoán có đúng không. Thường sẽ sai một cái.
3. Ngày 3: tính xem đặt sàn thu nhập bằng mức cũ trong ba tháng thì tốn bao nhiêu. Đây là chi phí mua sự yên tâm.
4. Ngày 4: chọn một tổ chạy trước, viết rõ vì sao chọn tổ đó.
5. Ngày 5: chốt cách đếm, và chốt ai là người ghi. Ưu tiên để người làm tự ghi.
6. Ngày 6: viết ra ngày kết thúc giai đoạn thử và ngày công bố kết quả lần đầu.
7. Ngày 7: nói chuyện với cả tổ, đủ sáu ý trên, trong ba mươi phút. Không phát tài liệu, nói trực tiếp.

Bảy ngày này không đụng tới một dòng phần mềm nào. Nhưng nó quyết định phần mềm bạn mua sau đó có ai dùng hay không.